STANDART OPERATIONAL PROSEDURE
(SOP)
A. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDURE
Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
1. Manfaat Standar Operasional Prosedure(SOP)
- sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.
- Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
- Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
- Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
- Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
- Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
- Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.
- Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
2. Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)
- Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
- Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
- Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
- Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
- Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi, dan inefisiensi.
3. Fungsi Standarad Operating Prosedure(SOP)
- Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
- Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
- Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
- Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.
- Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
4. Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP)
- SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana,menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
- Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
- SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.
B. SIMBOL-SIMBOL DALAM STANDART OPERATIONAL PROSEDURE
1. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)
Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:
- banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.
- Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
- Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad Operating Prosedure (SOP).
- tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Prosedure (SOP) ini.
Ada 4 jenis format umum Standard Operating Prosedure (SOP)
a. langkah sederhana (simple steps)
Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun.
b. Tahapan berurutan (Hierarchical steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuh kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
c. Grafik (graphic)
Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).
d. Diagram alir (flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri dari 4 simbol, yaitu:
- simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.
- Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.
- Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.
- Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan (alur proses kegiatan).
- Simbol segi lima/off-page connector, untuk mendiskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
Format standrad operating prosedure dalam bentuk flowchartsterdiri dari 2 jenis yaitu:
- Linear flowcharts (diagram alir linier)
Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah unsur kegiatan yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat didalam simbol yang dipakai. - Branching flowcharts (diagram alir bercabang).
Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.
2. Simbol-simbol dalam prosedur kerja
a. jenis-jenis simbol
- Lingkaran besar (O)
- belah ketupat
- segi empat bujur sangkar
- segi tiga terbalik
- segi tiga ganda terbalik
- lingkaran kecil
- anak panah
b. Kegunaan Simbol-simbol dalam prosedur
- Jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang tugas.
- Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
- Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.
- Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan.
- Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
- Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
- Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.
Dalam penelitian klinis, Dewan Internasional untuk Harmonisasi (ICH) mendefinisikan SOP sebagai "rinci, instruksi tertulis untuk mencapai keseragaman kinerja fungsi tertentu". SOP mendapatkan biasanya diterapkan dalam pengolahan farmasi dan untuk studi klinis terkait. Ada fokus selalu diatur pada aplikasi berulang dari proses berubah dan prosedur dan dokumentasi, maka mendukung pemisahan asal, sebab dan akibat. Aplikasi lebih lanjut adalah dengan triase , ketika sumber daya terbatas terbiasa menurut penilaian pada peringkat, urgence dan kemungkinan staf . Direktur Studi terutama bertanggung jawab untuk SOP. Unit Jaminan Mutu adalah individu yang bertanggung jawab untuk memantau apakah laporan studi dan tes bertemu SOP. SOP juga dapat memberikan karyawan dengan mengacu praktek umum bisnis, kegiatan, atau tugas. karyawan baru menggunakan SOP untuk menjawab pertanyaan tanpa harus mengganggu supervisor untuk bertanya bagaimana operasi dilakukan. Internasional standar mutu ISO 9001 pada dasarnya membutuhkan penentuan proses (didokumentasikan sebagai prosedur operasi standar) yang digunakan dalam proses manufaktur yang dapat mempengaruhi kualitas produk.
